Secretaresse (gemeente Eindhoven)

• Uren: 28-32
• Locatie: Eindhoven
• Vacature status: Beschikbaar
• Salaris: tot maximaal 3000 euro (36 uur)

Is ontzorgen jouw tweede natuur? Kan jij verschillende bordjes in de lucht houden? Vind je dynamiek en diversiteit in jouw functie belangrijk? Werk je graag met dynamische en inspirerende afdelingshoofden. Dan nodigen we jou graag uit om voor de leukste sector binnen Eindhoven te komen werken, de sector Ruimtelijke Uitvoering, want daar gebeurt het!

                                                       Secretaresse (Gemeente Eindhoven)

                                                                                                                                       28-32 uur

Jij ontzorgt en ondersteunt de acht afdelingshoofden van de sector Ruimtelijke Uitvoering bij hun dagelijkse gang van zaken. Dit doe je zowel op secretarieel vlak als ook administratief.

Doe je dat alleen? Nee, samen met twee collega secretaresses, die onderdeel zijn van de afdeling Advies & Ondersteuning, zorgen jullie voor de structuur in het dagelijks werk van de acht afdelingshoofden, die veelal geleefd worden door hun agenda. Jullie planning en inzicht (op processen) zorgen ervoor dat zij kunnen doen waarvoor zij zijn aangesteld: leidinggeven aan een groep zeer gemotiveerde en hardwerkende medewerkers!

Wat ga je doen?

Jouw taken en verantwoordelijkheden zijn:

• Je beheert de complexe agenda’s, maakt en verzet afspraken, waarbij je prioriteert om ad hoc
  situaties op te lossen;
  •             Je zorgt voor de nauwkeurige planning en voorbereiding van de agenda van de
  afdelingshoofden;
  •             Je zorgt voor de telefoonbeantwoording van de afdelingshoofden;
  •             Je maakt afspraken voor de afdelingen, waar meerdere collega’s bij betrokken zijn;
  •             Je organiseert in logistieke zin vergaderingen, draagt zorg voor het regelen van de locatie en
  benodigde faciliteiten;
  •             Je organiseert bijeenkomsten, borrels, uitjes en jubilea;
  •             Je doet bestellingen voor bijvoorbeeld gebak, bloemen, lunches en beheert de NS Business
  Cards;
  •             Je bent vraagbaak van alle collega’s, tevens telefonisch.
  •             Je doet verbetervoorstellen voor administratieve procedures en processen, aan het
  secretariaat, zodat het werk efficiënter en overzichtelijker wordt.

Wat breng je mee?

•                Je hebt een afgeronde studie op mbo-4 niveau;
  •             Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als secretaresse en draait je hand niet om voor complex
  agendabeheer voor meerdere afdelingshoofden;
  •             Secretaresse ervaring binnen een grote organisatie is een pre;
  •             Je beheerst de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift uitstekend;
  •             Je bent handig in het gebruik van moderne kantoorapplicaties, zoals MS Teams, Outlook, One
  Note;
•               Je bent service- en resultaatgericht en bent pas tevreden als jouw inspanningen ervoor
  hebben gezorgd dat je afdelingshoofden zich kunnen focussen op de hoofdzaken in plaats van
  de bijzaken;
  •             Je werkt graag samen met anderen en bent collegiaal en flexibel.

Wat krijg je ervoor terug?

• Je ontvangt van ons een jaarcontract met een beloning conform CAO. Daarnaast nog een eindejaarsuitkering;
• De werkdagen worden in overleg bepaald.
• Hybride werken is mogelijk maar enigszins beperkt. Aanwezigheid op kantoor is zeer gewenst.

Informatie in solliciteren

We hebben met deze vacature te maken met een uitdagende deadline. Je kunt tot en met 4 juni 17.00 uur reageren. Wij stellen persoonlijk contact zeer op prijs. Indien je geïnteresseerd bent in deze mooie functie als secretaresse bij de mooie gemeente Eindhoven, ontvangen wij graag eerst een telefonische reactie op telefoonnummer 040-2350770 of 06-54630871 (Werner Töller).

Na het telefonische contact ontvangen wij graag jouw curriculum vitae en kernachtige motivatie, via email op het adres wt@excellentsecretary.nl.